Die beste Waffe um eine ToDo-Liste, die ein Eigenleben entwickelt hat und aus einer erledigten Aufgabe zwei neue entstehen lässt, zu erledigen, ist ein Tag, an dem man nichts anderes tut als dieser Liste ein für allemal den Gar aus zu machen.
Es gibt nur wenige Dinge im Leben die zufriedenstellender sind als den Tag mit einer vollständig erledigten ToDo-Liste abzuschließen. Eine Liste mit 15 Punkten wie man genau dies bewerkstelligt ist gestern bei lifehack.org erschienen. Ich habe mich mal drangemacht und die Liste mehr oder weniger sinngemäß ins Deutsche übersetzt.
Die Liste wurde bewusst etwas freier übersetzt und von mir zudem um einige eigene Merkmale ergänzt. Im großen und ganzen entspricht sie aber dem englischen Original:
- Leere Deinen Zeitplan – oftmals ist es erstaunlich wieviel man schaffen kann, wenn man sich auf seine eigentlich Arbeit konzentriert, und andere Abläufe und Aufgaben des Alltags hinten anstellt.
- Stehe früh auf – mit Schwung in den Tag ist einer der wichtigsten Punkte. Auch wenn es sonst garnicht die Zeit ist zu der Du aufstehst
- Fasse Deine ToDo-Listen zusammen – wenn sich über die Zeit mehrere ToDo-Listen angesammelt haben, fasse diese zu einer einzigen großen Liste zusammen um nicht den Überblick zu verlieren, und um etwas zu haben um sich seine gesamten Aufgaben immer wieder vor Augen halten zu können.
- Kenne das Ende – ohne zu wissen wann genau eine Aufgabe fertiggestellt ist, kann man den ganzen Tag damit zubringen seine ToDO-Liste abzuarbeiten, man findet immer etwas.
- Erledige aufwändige Aufgaben zuerst – die nervigen und unangenehmen Aufgaben immer wieder aufzuschieben ist der beste Weg diese garnicht, oder nicht rechtzeitig erledigt zu kriegen. Also erledige diese Aufgaben zuerst.
- „Isoliere“ Dich von der Außenwelt - schließe die Tür zu und stöpsle das Telefon aus wenn Du dies für nötig erachtest. Schaffe Dir selbst eine angenehme Arbeitsatmosphäre.
- Lege Pausen fest – Pausen sind wichtig. Deine Pausenzeiten von vornherein festzulegen verleiten nicht dazu diese aufzuschieben.
- Mache Pausen nach Aufgaben, nicht nach Zeit – auch wenn Aufgaben länger dauern sollte man Pausen erst nach erledigter Arbeit eingelegt werden, um den Arbeitsfluss nicht zu unterbrechen.
- Sei geduldig und gib nicht auf – wenn Du über etwas nachdenkst und kurzfristig zu keinem Ergebnis kommst ist die Versuchung groß sich etwas leichteres zu widmen. Das kann manchmal ganz hilfreich sein, aber Dein Problem löst sich dadurch nicht. Sei geduldig und denke nochmal weitere 15 Minuten über Deine Aufgabe nach.
- Belohne Dich selbst angemessen – sich selbst einzureden das man Tag und Nacht produktiv sein kann ist der beste Weg um genau das nicht zu sein.
- Muss es wirklich erledigt werden? Streiche alle Aufgaben von Deiner Liste die keine Relevanz haben oder für die andere zuständig sind.
- Iss bewusster – versuche feste Zeiten einzulegen wann Du ist, und versuche schweres Essen, dass Dich träge macht zu vermeiden. Achte aber darauf, dass Du dennoch genug Energie hast. Dazu solltest Du ausreichend trinken.
- Schaffe Dir einen Ausgleich – mache hin und wieder Sport um Deine Reserven wieder aufzutanken. Ein 20 minütiger Dauerlauf oder eine Runde Golf können oft sehr gut helfen die Motivation wieder zu steigern.
- Sorge für entsprechendes Material im Voraus – Du solltest im Voraus für alle Materialien und Hilfsmittel sorgen, die Du benötigst, um Deine Arbeit zu erledigen.
- Arbeite in Blöcken – auch, seine Arbeit am Stück, und nicht über den Tag verteilt in Häppchen zu erledigen hilft sehr, die Produktivität zu steigern. Wer tausend Dinge gleichzeitig erledigt hat oftmals den Kopf nicht frei um sich auf seine eigentliche Aufgabe zu konzentrieren.